Documentos de la auditoria

 

Documentos de la Auditoria

La documentación de la auditoria es el principal registro de los procedimientos de la auditoria aplicables, evidencia obtenida, y conclusiones. La documentación de la auditoria debería incluir toda la información que el auditor considere necesaria para realizar la auditoria de forma correcta y proporcionar el apoyo para el informe de auditoría.

El auditor debe documentar todos aquellos aspectos importantes de la auditoría que proporcionan evidencia de que su trabajo se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas.

Previo a la preparación del plan de auditoría, la revisión de la documentación permite determinar la conformidad de la documentación del sistema, según documentación, con los criterios de auditoría.

La revisión de la documentación comienza en la primera etapa de la auditoria y puede continuar durante todo el ejercicio. El reto es identificar la información requerida (deseable) y revisarla en detalle antes del trabajo de campo

Documentación de la empresa

Con anterioridad a la llegada de los auditores para el inicio de su trabajo, la empresa debe tener la administración puesta al día y, por supuesto, la contabilidad que va a ser auditada debe estar cerrada.

El auditor necesita una serie de documentación contable básica para realizar su trabajo, que es conveniente que esté preparada con anterioridad a la fecha de inicio del trabajo de auditoría. Este listado constituirá un checklist de información a comprobar. La documentación necesaria variará de una empresa a otra, pero, a modo de indicación general, la empresa debe tener preparada con anterioridad al inicio de la auditoría una copia de las escrituras de constitución y modificación de estatutos sociales, balance de sumas y saldos al máximo detalle, Cuentas Anuales a la fecha del cierre contable del ejercicio, balance de situación, cuenta de resultados, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria de la empresa, la relación de los modelos de liquidación de impuestos del ejercicio auditado, así como haber puesto al día los correspondientes libros de actas, tanto del Consejo de Administración (si tiene Consejo) como de la Junta de Accionistas.

Documentación realizada durante el proceso de auditoría

La primera norma de auditoría generalmente aceptada del trabajo de campo requiere de una planificación adecuada. La auditoría se debe planificar de forma adecuada y los ayudantes, si es que se tienen se deben Supervisar en forma correcta.

   La auditoría de calidad es un examen sistemático e independiente de la eficacia del sistema de calidad o de alguna de sus partes. Por tanto, no debe confundirse con las actividades de inspección y supervisión que se realizan con el propósito de controlar un proceso o verificar un servicio. La auditoría de calidad es una herramienta de gestión empleada para verificar y evaluar las actividades relacionadas con la calidad en una organización cuya realización se inicia por solicitud de la administración, por exigencia del cliente, por solicitud a una entidad de certificación o por exigencia del propio sistema de gestión de la calidad.

 

    Estas auditorías se realizan para determinar la adecuación del sistema de gestión de la calidad de la organización, la conformidad del personal y la eficacia de las distintas actividades que constituyen el sistema de gestión de la calidad.

 

1. OBJETIVO

Establecer cada una de las actividades a realizar para la planificación, programación, ejecución y documentación de las auditorías internas de calidad con el fin de verificar la eficacia del sistema de Gestión de la Calidad de la empresa de servicios.

 

2. ALCANCE

Este procedimiento describe las actividades que involucran todas las áreas de la empresa de servicios que tengan relación con el sistema de gestión de la calidad ISO 9001 y que tengan bajo su responsabilidad la emisión, control, cambios y modificaciones en los documentos internos y externos del sistema de gestión de la empresa de servicios.

 

3. RESPONSABLE

Los responsables de este procedimiento son el coordinador del sistema de gestión de la calidad, el auditor y los responsables de cada proceso.

 

4. DEFINICIONES

4.1 Acción correctiva. Medida establecida para eliminar la causa de una no conformidad encontrada.

4.2 Acción preventiva. Medida establecida para eliminar la causa de una no conformidad potencial.

4.3 Auditoría. Es un proceso sistemático, independiente y documentado cuyo objetivo es obtener evidencias y evaluarlas objetivamente para medir, de esta forma, la eficacia del sistema de gestión de la calidad a partir del cumplimiento de los criterios de la misma auditoría.

4.4 Auditoría interna de primera parte. Es la realizada por la propia organización, o en nombre de esta, para fines internos. Esta se efectúa con los propios sistemas, procesos, procedimientos e instalaciones de la organización; y constituye la base para la auto-declaración de conformidad del sistema.

4.5 Auditoría externa de segunda parte. Es la realizada por partes que poseen un interés en la empresa, ya sean clientes u otras personas en su nombre.

4.7 Auditor. Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría, el cual debe ser diferente del personal que realiza el trabajo que se audita.

4.8 Auditado. Organización o proceso al que se le realiza una auditoría.

4.9 Conformidad. Logro de un requisito.

4.10 Criterios de auditoría. Son el grupo de requisitos, políticas o procedimientos usados como referencia en una auditoría.

4.11 Eficacia Relación entre las actividades planificadas y los logros alcanzados

4.12 Evidencia objetiva. Datos que respaldan la certeza de algo.

4.13 Hallazgo de la Auditoría. Son los resultados obtenidos a partir de la evaluación realizada de la evidencia recopilada en la auditoría frente a los requisitos de la norma.

4.14 Listas de verificación. Método de documentación y control de cada una de las funciones que permiten al auditor y al auditado identificar cuales elementos serán auditados, los requisitos aplicables y los resultados de los hallazgos.

4.15 No conformidad. No logro de un requisito

4.16 Plan de auditoría. Programación de las actividades a realizar dentro de la auditoría.

4.17 Proceso. Conjunto de personas, información máquinas y materiales que interactúan para producir servicios que satisfagan las necesidades del cliente.

4.18 Sistema de gestión de la calidad. Sistema de gestión que se determina para dirigir y controlar una empresa con respecto a los requisitos de calidad.

 

   LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

    El propósito de la auditoría es obtener evidencia objetiva de la eficacia del sistema de calidad; para esto, el auditor debe recopilar información a través de entrevistas del personal o a partir de la observación de las distintas actividades. En estas entrevistas el personal involucrado no debe limitarse a jefes de departamento o gerentes, sino que se debe incluir a todos los miembros que participan en el proceso. Como se mencionó anteriormente, las preguntas en estas entrevistas deben ser abiertas o cerradas, que lleven al auditado a explicar su trabajo evitando de esta forma las respuestas simples de sí o no.

 

   EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA: 

   La auditoría debe realizarse según la lista de verificación. Al concluir la auditoría el auditor encargado debe comunicar al responsable del proceso las distintas no conformidades que surgieron durante las entrevistas, observaciones de ejecuciones, análisis de entornos, lecturas realizadas y verificación de documentos y registros revisados. Para luego realizar el levantamiento de acciones correctivas y preventivas con lo que se realizará el cierre de la auditoría, con su respectivo informe.

 

 REUNIÓN DE CIERRE:

  Los resultados producto de la auditoría se deben presentar en una reunión donde participen los responsables de los procesos y el auditor.

 

 INFORME DE AUDITORÍA:

  Se deberá presentar un informe, de la respectiva auditoría, por parte del auditor al coordinador de gestión de la calidad en un plazo máximo de 3 días después de realizada ésta y destinar una copia al auditado. Después de determinadas las no conformidades el responsable del proceso deberá darles solución a éstas dependiendo de si se ha generado una oportunidad de mejora, una no conformidad menor o una no conformidad mayor, tiempo que se acordará con el coordinador de sistema de gestión de la calidad.

 

 5. DESARROLLO

    El coordinador debe planificar en la organización un programa de auditoría donde considere el estado e importancia de los procesos a auditar, así como los resultados, los criterios de auditoría, imparcialidad, metodología y frecuencia obtenidos en las auditorías previas aprobadas por la alta gerencia.

 

 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

   Corresponde a todos los documentos de naturaleza interna o externa que se requieren para el desarrollo de este procedimiento.

Papeles de trabajo

Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el auditor en su revisión, así como los resultados de los procedimientos y pruebas de auditoría aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente. Los papeles de trabajo también pueden constituir la información almacenada en cintas, películas u otros medios (diskettes), y puede habilitarse sobre listados, y fotocopias de documentos claves de la organización, sin incurrir a exceso de copiar todo el archivo.

Informe del Auditor

 

Es un medio formal para comunicar los objetivos de la auditoría, el cuerpo de las normas de auditoría, el alcance de la auditoría, y los hallazgos y conclusiones.

Es el documento que refleja los objetivos, alcances, observaciones, recomendaciones y conclusiones del proceso de evaluación relacionados con las áreas de informática.

La elaboración del informe representa el momento adecuado de separar lo significativo de lo no significativo, debidamente evaluados por su importancia y vinculación con el factor de riesgo, tarea eminentemente de carácter profesional y ético, según el leal saber y entender del auditor Informático.

No existe un formato específico.

 

Existen esquemas recomendados con los requisitos mínimos aconsejables respecto a estructura y contenido. El orden y la forma del Informe puede variar de acuerdo con la creatividad y estilo de los auditores Informáticos.

 

El Informe de Auditoría deberá ser:

o   Claro

o   Adecuado

o   Suficiente

o   Comprensible

El formato del Informe debe reflejar una presentación lógica y organizada. El informe debe incluir suficiente información para que sea comprendido por los destinatarios esperados y facilitar las acciones correctivas.

 

Requisitos del Informe

 

Los requisitos de un Informe de Auditoría son:

 

1- Ser veraz

2- Estar documentado formalmente

3- Mostrar las observaciones (debilidades) encontradas

4- Tener recomendaciones y soluciones para cada observación

5- Reflejar las áreas de oportunidad y cursos de acción

 

Desarrollo del Informe

Los puntos esenciales de un Informe de Auditoría son:

 

1- Identificación del Informe

El título del Informe deberá identificarse como objeto de disitnguirlo de otros informes

2- Identificación del Cliente

Debe identificarse a los destinatarios y a las personas que efectúen el encargo

3- Identificación de la Entidad auditada

Identificación de la entidad objeto de la Auditoría Informática

4- Objetivos de la Auditoría Informática

Declaración de los objetivos de la Auditoría para identificar su propósito, señalando los objetivos incumplidos.

5- Normativa aplicativa y excepciones

Identificación de las normas legales y profesionales utilizadas, así como las excepciones significativas de uso y el posible impacto en los resultados de la Auditoría

6- Alcance de la Auditoría

Concretar la naturaleza y extensión del trabajo realizado: área organizativa, período de auditoría, sistemas de información..., señalando limitaciones del alcance y restricciones del auditado

 7- Conclusiones: Informe corto de opinión y resumen el cual consiste en una opinión personal de lo llevado a cabo

8- Resultado: Informe largo y otros informes

Este tipo de informe permite saber más.

Las soluciones previsibles se orientan hacia un Informe por cada objetivo de la auditoría.

9- Informe previo

Este tipo de informe permite tener información de referencia

10- Fecha del Informe

Permite conocer la magnitud del trabajo y sus implicaciones

11- Identificación y firma del Auditor

12- Distribución del Informe

Tipos de los informes de auditoria

 

Hay cuatro tipos comunes de los informes de auditoría, cada uno presenta una situación diferente encontrada durante el trabajo del auditor. Los cuatro informes son los siguientes:

Informe de auditoría favorable: Sin salvedades o limpia, resultado de un trabajo sin limitaciones de alcance y sin incertidumbres, de acuerdo con la normativa legal y profesional.

Informe de auditoría con salvedades: Es favorable, pero presenta algunas limitaciones y restricciones, ciertas incertidumbres y algunos posibles incumplimientos de la normativa legal y profesional.

Informe de auditoría desfavorable: Identificación de irregularidades, incumplimiento, incertidumbre e irregularidades que afectan significativamente el área informática.

Informe de auditoría denegado: Limitaciones e incertidumbres significativas, de modo que impiden al auditor el formarse de una opinión.